Nakon prestanka djelovanja stvaratelja 1963. godine njegovu pismohranu je preuzeo slijednik Skupština kotara Rijeka, a nakon ukidanja potonjeg 1967. Skupština općine Rijeka, kao jedan od njegov sljednika.

U vrijeme ilegalnog djelovanja stvaratelja na području Dubašnice legalnu vlast predstavlja općinsko poglavarstvo, postavljeno od strane njemačkih okupacijskih vlasti i pod nadležnošću Upravnog povjereništva Sušak - Krk u okviru njemačke operativne zone " Jadransko primorje ".

Gradivo je podijeljeno na prvo (1947 - 1949) i drugo razdoblje (1952 - 1954) djelovanja stvaratelja što se odnosi na knjige kao i na spise i postspise.

U pismohrani Osnovne škole " Milan Brozović " Kastav pohranjena je pedagoška dokumentacija (glavni imenici učenika, knjige zapisnika završnih ispita, dnevnici rada) za ukupno razdoblje djelovanja stvaratelja te financijski i opći spisi za šk. god. 1958/59. Ukupno se radi o 37 knjiga i jednom svežnju spisa.

Nastojali smo navesti što potpunije obavijesti o tiskanim publikacijama koje se odnose na pripadajući fond ili zbirku, koje su nastale temeljem njihova korištenja, proučavanja ili raščlambe ili su rezultat stvaralačkog, profesionalnog, publicističkog, znanstvenog ili književnog djelovanja stvaratelja fonda ili zbirke.

O predaji javnog arhivskog gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik u kojemu se navodi: datum i mjesto primopredaje, imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju, naziv predavatelja gradiva te ime i prezime odgovorne osobe predavatelja, naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe, zakonsku osnovu primopredaje, naziv, sjedište i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje, naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva, vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje, količinu gradiva koje se predaje izraženu u broju tehničkih jedinica, u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici, napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj te napomenu o uvjetima korištenja gradiva. [ 5 ]

Od prestanka djelovanja stvaratelja pa do preuzimanja u Historijski arhiv Rijeka, gradivo se čuvalo u arhivu Općine Buje.

Nakon prestanka djelovanja stvaratelja gradivo je ostalo u skrbništvu njegovih slijednika.

1776 - 1850 (Nakon prvog razdoblja djelovanja stvaratelja (1776 - 1809), administracija Gubernija djeluje dalje i kroz cijelo vrijeme francuske uprave nad Rijekom do 1813., ali na njezinu čelu nije više guverner nego privremeni intendant, podređen generalnom intendantu u Ljubljani.

Među dokumentima objedinjenim podserijom Uređenje granica kotara i narodnih odbora u kotaru (2.6.1945/10.12.1945) čuvaju se okružnice s uputama i naredbama Oblasnog NOO-a za Istru vezane uz ustroj i nadležnost poslijeratnih narodnooslobodilačkih odbora, granice kotara, spajanje i razdvajanje mjesnih NOO-a te dokumenti vezani uz prestanak djelovanja stvaratelja.

Uredsko poslovanje u početku djelovanja stvaratelja uređeno je Uputstvima o kancelarijskom poslovanju NOO-a Odjela unutrašnjih poslova ZAVNOH-a, pod br. 673 od 3.12.1944. (HR-DARI-876, Opći spisi, br. 84/1945) i Uputstvom istog tijela od. 20.1.1945. pod br. 121 ((HR-DARI-876, Opći spisi, br. 32/1945), kasnije Obaveznim uputstvima Vlade NR Hrvatske za vođenje administracije i unutrašnje poslovanje MNO-a iz 1948. Navedeni zakoni o narodnim odborima također načelno uređuju pitanje administrativnog rada.

Veći dio gradiva čine opći spisi i ilustrativno vrijedni crteži učenika koji kao serija jedini pokrivaju cijelo razdoblje djelovanja stvaratelja.

Po prestanku djelovanja stvaratelja gradivo je ostalo u sjedištu Potprefekture u Poreču, pri slijedniku, Podprefekturi u Poreču.

Vremenski raspon djelovanja stvaratelja fonda ili zbirke

Njihov najveći dio formiran je u prvom razdoblju djelovanja stvaratelja i vođen do ukidanja poduzeća 1954. godine.

Nema podataka o prestanku djelovanja stvaratelja.

1879 - 1927 (Većina gradiva podudarna je s godinama djelovanja stvaratelja (1886 - 1924).

Vremenski raspon gradiva sadrži prvu i posljednju godinu nastanka gradiva u vrijeme djelovanja stvaratelja tog gradiva.

Nakon prestanka djelovanja stvaratelja gradivo je ostalo u skrbništvu njegovih sljednika.

Iskazi kotarskih službenika pokazuju visok stupanj organizacijske stabilnosti kroz cijelo razdoblje djelovanja stvaratelja od 1814. do 1868. godine, dakako s iznimkom perioda od 1850. do 1854. godine.

Vremenski raspon DJELOVANJA STVARATELJA fonda: 1899. 1946.

Kotarski povjerenik Kastva za cijelo vrijeme djelovanja stvaratelja bio je Anton Tomičić.

Vremenski raspon DJELOVANJA STVARATELJA FONDA: 1862. 1948.

Uz naziv u izvornom obliku, navedeno je i pripadajuće vremensko razdoblje djelovanja stvaratelja.

Postojale su i dvije stalne komisije - planska (cijelo vrijeme djelovanja stvaratelja) i kontrolna (od 1949. godine).

Nakon prestanka djelovanja stvaratelja gradivo se čuvalo u pismohranama pazinskih slijednika sve do prve polovine 1927. godine, kada je Državni arhiv u Trstu, na temelju ovlasti Ministarstva unutrašnjih poslova Kraljevine Italije proveo pregled i inventarizaciju svog gradiva koje se čuvalo u pismohranama ukinutih potprefektura u Kopru, Pazinu, Poreču i Malom Lošinju, te odabrao gradivo za preuzimanje u Državni arhiv u Trstu, odnosno izlučivanje.

U Osnovnoj školi " Milan Brozović " Kastav pohranjena je pedagoška dokumentacija (zapisnici i razrednice učenika, katalozi, imenici, knjiga završnog ispita) za cijelo razdoblje djelovanja stvaratelja, ukupno 139 knjiga.

Nakon prestanka djelovanja stvaratelja, o gradivu su skrbili njegovi slijednici - upravna tijela u čiju je nadležnost spadalo područje stvaratelja: Narodni odbor kotara Buzet (1945 - 1955) te Narodni odbor kotara Pula (1955 - 1965).

Gradivo nastalo u razdoblju od svibnja 1945. do prestanka djelovanja stvaratelja (prosinac 1945) bilo je obrađeno i evidentirano u sklopu fonda HR-DAPA-83 Kotarski narodni odbor Buzet (1945 - 1955), također 1970 - ih godina, a do 2010. godine čuvalo se u kutijama tog fonda (kutije: 1, 13,170).

Budući da je gradivo fonda preuzeto u nesređenom, a samo djelomično u registraturnom poretku, te kako u samom gradivu nisu pronađeni propisi ili zapisani principi djelovanja stvaratelja u pogledu odlaganja spisa, nastojalo se rekonstruirati registraturno poslovanje i sustav odlaganja spisa.