Arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave čuvaju, zaštićuju, obrađuju i koriste javno arhivsko gradivo tijela lokalne samouprave i uprave i njihovih javnih službi.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni i financijski spisi i sl.) dostupno je za korištenje sedamdeset godina nakon nastanka, odnosno stotinu godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Privatno arhivsko gradivo koje pohranom, darovanjem ili kupnjom dođe u posjed državnoga arhiva, pristupačno je za korištenje pod uvjetima i na način koji vrijede za javno arhivsko gradivo, ako nije drukčije utanačeno u ugovoru, odnosno u ispravi o predaji gradiva državnom arhivu.

Članak 6. Javno arhivsko gradivo iz članka 5. stavka 3. ovoga Pravilnika može biti dostupno i prije naznačenoga roka, ako je od nastanka bilo namijenjeno javnosti ili ako to odobri osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.

Gradivo nastalo radom i djelovanjem stvaratelja je javno arhivsko gradivo prema odredbama Zakona.

Javno arhivsko gradivo dostupno je za korištenje 30 godina nakon nastanka (NN 105/1997).

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. [ 1 ] Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji odnosno imatelji dužni su obaviti odabiranje i sređivanje gradiva. [ 2 ]

Prema članku 5. Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivama (N. N. br. 90/02, dalje: Pravilnik o predaji) stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva, kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo, obvezne su arhivsko gradivo nakon provedenog odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

HDA, a i drugi arhivi u sustavu državnih arhiva, naime, ne prikupljaju samo javno arhivsko gradivo, nego i gradivo istaknutih pojedinaca, obitelji i privatnih organizacija te su dužni očitovati se kada im takav tip gradiva bude ponuđen.

Javno arhivsko gradivo dostupno je u pravilu trideset godina od nastanka, a može biti i prije navedenog roka, ako je stvaratelj/predavatelj gradiva tako izrijekom naglasio.

Predmet novog zakona, arhivsko gradivo sâmo, definirano je prema njegovom značaju kao javno arhivsko gradivo i kao privatno arhivsko gradivo.

Tako tijela i ustanove državne vlasti, županijska, gradska i općinska tijela, pravne osobe i druge osobe na koje su prenesene javne ovlasti ili obavljaju javnu službu, 1 stvaraju javno arhivsko gradivo.

Iz toga se nameće zaključak da je nadležni arhiv dužan primiti ne samo javno arhivsko gradivo koje je u posjedu te osobe, nego, njeno odabrano cjelokupno arhivsko gradivo, dakle i privatno arhivsko gradivo.

U Hrvatskoj je javno arhivsko gradivo u pravilu dostupno 30 godina nakon nastanka. 2002. g. 43 gradivo svih državnih arhiva (koji imaju 243 zaposlenika arhivske struke) koristilo je 4 602 korisnika koji su pregledali 37 253 arhivske jedinice i predmeta.

Za razliku od javnopravnih osoba koje su obvezne nakon odabiranja i izlučivanja nadležnom arhivu predati javno arhivsko gradivo (članak 5. Pravilnika o predaji), privatno arhivsko gradivo preuzimaju arhivi na temelju ugovora o darovanju, kuporodaji ili pohrani (članak 16. i članak 17. stavak 2. Pravilnika o predaji).

Osim za javno arhivsko gradivo, odnosno privatno arhivsko gradivo nastalo djelovanjem osoba upisanih u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva, sadašnja zakonska rješenja ne daju odgovor na pitanje - tko je subjekt koji bi bio dužan preuzeti arhivsko gradivo stečajnih dužnika.

Domaći Zakon o čuvanju arhivske građe u članku 20., stavak 1. doslovno kaže: " Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje 30 godina nakon nastanka. " Ostali stavci istog zakonskog članka navode izuzetke kad gradivo može biti korišteno i ranije, a to je kad to odobri stvaratelj ili je gradivo samo po sebi namijenjeno javnosti.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži osobne podatke dostupno je nakon 70 godina ili 100 godina nakon rođenja osobe na koju se odnosi, kaže se u članku 21. spomenutog zakona.

Naime, po već spomenutom zakonu, institucije u kojima nastaje javno arhivsko gradivo (Ured predsjednika Republike, Vlada, Sabor, ministarstva i druge javne i državne institucije) dokumentaciju su obvezne predati Državnom arhivu 30, 50, 70 ili 100 godina nakon nastanka, ovisno o tome na što se odnosi.

Što se tiče u zakonu spomenutog roka od 30 godina, valja pažljivo pročitati kako zakonski članak glasi: Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.

Drugi dio hrvatskog zakona definira javno arhivsko i registraturno gradivo i postupak njegove zaštite, definirajući obveze stvaratelja i imatelja, postupak odabiranja, predaje i korištenja javnog arhivskog gradiva.

Prema sadašnjem slovenskom Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima, javno arhivsko gradivo (odabrano, dakle, iz javnog dokumentarnog gradiva), automatski je (ex lege) ujedno i kulturno dobro.