1) Izvadak iz Registra udruga Republike Hrvatske ne stariji od 3 mjeseca do dana raspisivanja Poziva, prema Pravilniku o obrascima i načinu vođenja registra udruga Republike Hrvatske u papirnatom obliku, 2) Ovjereni i potpisani Opisni obrazac ponude za suradnju - u papirnatom obliku, 3) Popunjeni Opisni obrazac ponude za suradnju - na CD-u, 4) Popunjena Izjava o preuzimanju obveza u papirnatom obliku, 5) Popunjeni Obrazac životopisa osobe za čije se sudjelovanje na skupu traži financijska potpora - na CD-u, 6) Nacrt službenog programa skupa (uključujući ispis sa službene internetske straniceorganizatora skupa/samog skupa) ili dopis organizatora skupa iz kojih je vidljivo da je unaprijed prihvaćeno izlaganje predstavnika/ce udruge ili iz kojih je vidljiva aktivna ulogapredstavnika/ce udruge koji/a sudjeluje na skupu - u papirnatom obliku 7) Preslike predračuna/ponuda (oblik mora biti sukladan hrvatskim računovodstvenim standardima) iz kojih se vidi visina i struktura svih troškova sudjelovanja na međunarodnom skupu ili (ako to nije moguće iz opravdanih razloga) preslike druge službene dokumentacije (npr. dopis organizatora skupa, detaljan službeni opis programa skupa, ispis troškova smještaja s internetskih stranica pružatelja usluga smještaja i sl.) iz koje je vidljiva očekivana visina pojedinog troška - u papirnatom obliku.