Državni arhiv u Osijeku kao područni arhiv obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na području jedne ili više jedinica samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje na području djelovanja Državnog arhiva u Osijeku.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu.

Članak 10. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo.

Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.

Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu.

Osnovana je komisija u sastavu: Drago Gizdić, Sibe Kvesić i Josip Jurjević, koja je pregledala navedeno registraturno gradivo imatelja, te izdvojila znatan dio gradiva od povijesne važnosti (cca 35 d/m).

Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja, prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja, zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnoga državnog arhiva.

Specijalizirani arhivi i privatni arhivi (sveučilišni arhivi, gospodarski arhivi, arhivi vjerskih zajednica, arhivi banaka i dr.) mogu prikupljati i čuvati arhivsko i registraturno gradivo nastalo radom svojih osnivača i drugih domaćih pravnih i fizičkih osoba.

Arhivsko i registraturno gradivo Narodnog odbora kotara Samobor je nakon ukidanja kotara preuzeo Narodni odbor općine Samobor, a nakon njegovog ukidanja Skupština općine Samobor.

Postojeću zbirku " Plemstvo " uredio je i sredio (izdvajajući registraturno gradivo Arhiva i ostalo arhivsko gradivo) Bartol Zmajić 1947.

Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Komore s rokovima čuvanja, koji obuhvača cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Komore.

Zakon određuje registraturno gradivo, koje je izvorno ili reproducirano pisano, crtano, tiskano, fotografirano, snimano, fonografirano, magnetski, optično ili kako drugačije zapisano gradivo, koje je bilo zaprimljeno ili je nastalo radom pravih odnosno fizičkih osoba.

Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, te se glede njegove zaštite primjenjuju odredbe ovoga Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo.

Hrvatski državni arhiv kao središnji i matični državni arhiv čuva, zaštićuje, stručno obrađuje i daje na korištenje arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu Republike Hrvatske, odnosno ima značenje za čitavu Republiku Hrvatsku.

PRAVNI LEKSIKON - U izradi Teme: Dostava pismena, poslovne knjige i evidencije, koncesije za igre u casinima, o proglašenju zakona o zdravstvenoj zaštiti, osobe koje ne potpadaju pod pojam fonda, registraturno gradivo, naknada i troškovi revizora osnivanja, itd...

Sken procesima sada je moguće digitalizirati novo zaprimljenu dokumentaciju s dokumentacijom iz već postojećeg fizičkog spisa, ali i postojeće registraturno gradivo.

Uz rad na navedenim projektima, u Zavodu su se kontinuirano i prema planu provodile mjere povećanja ažurnosti pri rješavanju zahtjeva za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja, modernizirali poslovi arhiviranja i izlučivalo registraturno gradivo (u 2009. izlučeno je registraturno gradivo iz 286 tisuća spisa, a u razdoblju od svibnja 2005. do kraja 2009. obrađeno je preko milijun i tristo tisuća spisa).

Rukovoditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

Zasebnu cjelinu fonda čine financijske kartice, koncepti bilance, bilance i kartice osnovnih sredstava za vremensko razdoblje 1947 - 1954. To je registraturno gradivo kojem je prošao zakonski rok čuvanja, ali je odabrano za trajno čuvanje.

Nakon ukidanja kotarskog ureda sa sjedištem u Podgradu 1868. godine, njegovo političko (upravno) registraturno gradivo preuzelo je Kotarsko poglavarstvo Volosko a sudsko novoosnovani Kotarski sud Podgrad.

Odsjek za pisarnicu i pismohranu obavlja poslove primitka i otpreme pismena; poslove klasifikacije i urudžbiranja pismena, akata i predmeta, te evidentiranja istih u odgovarajuće upisnike uredskog poslovanja; poslove interne dostave po ustrojstvenim jedinicama; poslove pismohrane za službu vanjskih poslova; poslove sređivanja, sortiranja, obrade, razvođenja i arhiviranja arhivskog i registraturnog gradiva; brine o smještaju arhivskog i registraturnog gradiva u arhivskim spremištima; poslove valorizacije arhivskog i registraturnog gradiva; vodi brigu i koordinira redovito godišnje i povremeno izlučivanje registraturnog gradiva; obavlja poslove dearhiviranja i dostavljanja u rad arhiviranog gradiva; poslove evidentiranja predmeta i akata u odgovarajuće arhivske upisnike; vodi evidencije fondova u arhivskom spremištu; omogućava ovlaštenim osobama uvid u arhivsko i registraturno gradivo; pruža pomoć DM/KU RH u inozemstvu pri obavljanju poslova uredskog poslovanja te razvrstavanju i pohranjivanju arhivske građe; obavlja poslove izrada nacrta i prijedloga odluka, naputaka, pravilnika i drugih normativnih akata te različitih izvješća iz svog djelokruga; sudjeluje u poslovima pripreme djelatnika za odlazak na rad u DM/KU iz područja uredskog poslovanja i arhivskih poslova, te obavlja i druge poslove iz svog djelokruga.

PRAVNI LEKSIKON Teme: Odvjetnici bez dozvole za rad, što se smatra darom, ugovor o osnivanju udruženja i pravni akt, troškovi održavanja, statistička izvješća, registraturno gradivo, ugovor o osnivanju udruženja i pravni akt, itd...

Registraturno gradivo je cjelina svih zapisa, odnosno cjelokupna dokumentacija nastala radom ili je u posjedu Županije, bez obzira da li jest ili nije evidentirana kroz službene evidencije.

Stvaratelji i imatelji dužni su, nakon odabiranja, uništiti neodabrano (izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja.

Na taj se način otvorila mogućnost za potpuno nove mehanizme zaštite gradiva pomoću kojih će se zaštititi, čuvati, obrađivati i davati na korištenje arhivsko i registraturno gradivo pravnih i fizičkih osoba stvaratelja privatnoga arhivskoga gradiva.

Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Nakon odabiranja, neodabrano (izlučeno), registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja, uništava se.

Pismohrana (registratura) je sastavni dio pisarnice, mjesto u kojem se registraturno gradivo (završeni predmeti, pomoćne uredske knjige i ostali dokumentacijski materijal) čuva do predaje nadležnom državnom arhivu ili do uništenja.