Preuzima i čuva registraturnu građu carinarnice po propisanim rokovima čuvanja, izlučuje je protekom roka čuvanja i izdaje predmete iz arhive putem reversa.

Vijeće je nakon rasprave usvojilo zaključak kojim se preporučuje da se izlučivanje provodi prema utvrđenim rokovima čuvanja, no da se u slučaju mogućih sporova ili nepodmirenih obveza i potraživanja rok treba računati od okončanja spora, odnosno podmirenja obveza, a ne od nastanka računovodstvene isprave.

Sastavni dio ovoga Pravilnika je Popis s rokovima čuvanja, tiskan u Prilogu ovog Pravilnika, a obuhvaća cjelokupnu dokumentaciju koja nastaje u poslovanju DUZS.

Popis s rokovima čuvanja je popis dokumentacije, izrađen prema klasifikacijskome planu dokumentacije, u kojemu je za svaku stavku popisa naznačen rok čuvanja i oznaka postupka po isteku toga roka.

Prijedlog iz prethodnoga stavka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni broj, sadržaj-naziv-oznaka gradiva, vrijeme nastanka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja, te količinu gradiva.

Prilikom objašnjenja ovoga pitanja pred nazočnim skupom, precizirano je da se pod sintagmom " savjetodavni angažman " ne misli na također uvriježenu praksu distribuiranja oglednih primjeraka internih pravilnika te primjera posebnih popisa gradiva s rokovima čuvanja, kao što se ne misli ni na prikrivenu arhivistovu izradu okvirnih klasifikacijskih planova ili dr., već na pravi, mukotrpan savjetodavni rad, koji će za posljedicu imati identično razumijevanje problematike kao i mogućih rješenja, ali koje će, u konačnici, do kraja osmisliti i realizirati stvaratelj.

Kriteriji vrednovanja arhivskog gradiva, kategorizacija stvaratelja, izrada popisa gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenog gradiva propisan je Pravilnikom o vrednovanju.

Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja.

Policijski službenici Uprave za granicu koje odredi načelnik Uprave za granicu imaju ovlaštenje za unos, ažuriranje i brisanje sljedećih podataka u NISUDG: o viznom režimu, o rokovima čuvanja podatka, o vrsti fotografije putnika i putne isprave koja će se pohranjivati, o pravnoj regulativi, o obavijestima i naredbama za djelovanje, o specimenima, o krivotvorenim dokumentima.

Sastavni dio ovog Pravilnika je i Posebna lista s rokovima čuvanja gradiva nastalog radom Općine Klana i njenih prednika.

Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu.

Kroz redovite i izvanredne nadzorne preglede odobravaju se i donose pravilnici o zaštiti i čuvanju gradiva, popisi s rokovima čuvanja, izdaju odobrenja za izlučivanje te dogovara o preuzimanju gradiva u arhive.

Postupak odabiranja arhivskoga gradiva, kao i potanji propisi o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi popisa gradiva s rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku odabiranja, utvrđuju se posebnim pravilnikom što ga donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema kategorijama koje su sadržane u Posebnom propisu s rokovima čuvanja.

Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Komore s rokovima čuvanja, koji obuhvača cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Komore.

Ako se za neku vrstu dokumentacije prijedlog razlikuje od roka čuvanja u važećem Popisu s rokovima čuvanja, ukratko se obrazlaže zašto se predlaže drugi rok čuvanja ili postupak po isteku roka čuvanja.

Popis s rokovima čuvanja dokumentacije DUZS koji je sastavni dio ovoga Pravilnika primjenjuje se nakon ishođenja suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva i neće se objaviti u »Narodnim novinama«.

Kada Državni arhiv u Karlovcu izvijesti stvaratelja/imatelja o svojim primjedbama odnosno da nema primjedbi na nacrt Pravilnika i Posebnog popisa, stvaratelj/imatelj dostavlja Arhivu dva ovjerena i potpisana primjerka Pravilnika i Posebnog popisa radi davanja suglasnosti na Pravilnik odnosno odobrenja za primjenu Posebnog popisa sa rokovima čuvanja.

Uz Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva, kao njegov sastavni dio, stvaratelji/imatelji izrađuju Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja.

Sadržaj i postupak donošenja Posebnog popisa arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja uređen je u članku 11. stavak 1. do 4. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02).

Pravilnik o zdravstvenim uvjetima kojima moraju udovoljavati izloženi radnici, učestalosti pregleda te sadržaju, načinu i rokovima čuvanja podataka o tim pregledima (NN br. 111/07)

Propis o obliku i sadržaju očevidnika, načinu vođenja očevidnika, rokovima čuvanja očevidnika, obliku i sadržaju obrasca iz stavka 4. ovoga članka te metodologiji izrade geodetskih snimki, analize granulometrijskog sastava odnosno elaborata iz članka 99. stavka 3., 4. odnosno 5. ovoga Zakona donosi ministar.

Pravilnik o načinu, opsegu i rokovima mjerenja osob nog ozračenja izloženih radnika i osoba izloženih medicinskom ozračenju, pregledu izvora ionizirajućeg zračenja i uvjeta rada te mjerenja propisanih elemenata i provjere kvalitete, provjeri radioaktivnog onečišćenja osoba, predmeta, okoliša, prostorija i zraka u prostorijama u kojima se obavljaju djelatnosti ili su smješteni radioaktivni izvori te sadržaju izvješća o nadzoru i mjerenjima, postupku izvješćivanja te obavezi vođenja evidencija, sadržaju, načinu vođenja i rokovima čuvanja (NN br. 127/07)

Naime, za stvaratelje i imatelje u nadležnosti arhiva vode se dosjei. [ 1 ] Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u evidenciju, obrazloženje kategorizacije stvaratelja, podatke o nadzornim obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuvanja, provedenom izlučivanju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama. [ 2 ] Dakle, uvidom u dosje stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe dobivaju sliku o stanju i stupnju zaštite arhivskog i registraturnog gradiva koje se čuva kod pojedinog stvaratelja/imatelja.

Odabiranje je postupak izdvajanja iz cjeline gradiva onog gradiva koje će se trajno čuvati dok je izlučivanje postupak kojim se iz registraturnog gradiva s ograničenim rokovima čuvanja izdvaja ono gradivo čiji su propisani rokovi čuvanja istekli.

Smjernice u tom smislu daju i liste vrsta gradiva (opće, granske i posebne) koje se izrađuju s rokovima čuvanja pomoću kojih je moguće odrediti koliko dugo treba čuvati pojedine dokumente.

(2) Popisi s rokovima čuvanja izrađuju se sukladno razredbenom nacrtu i sadržavaju razredbenu oznaku, naziv ili sadržaj, rok čuvanja, vrstu nosača na kojem se zapis čuva i naznaku postupka s gradivom po isteku roka čuvanja.

Pomoć u pravilnom postupanju su liste s rokovima čuvanja gradiva kojima se određuje koliko dugo treba čuvati pojedine dokumente.

Po primitku prijedloga za izlučivanje s popisom gradiva predloženog za izlučivanje djelatnici Vanjske arhivske službe najprije provjeravaju ima li stvaratelj, koji predlaže izlučivanje, svoj Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva i Poseban popis sa rokovima čuvanja te je li državni arhiv dao suglasnost odnosno odobrenje za primjenu spomenutih akata.