U fazi testiranja je sustav za upravljanje dokumentima, Alfresco, koji će vjerojatno biti ponuđen na korištenje ustanovama članicama.

U prvom dijelu polaznici su naučili o osnovama sustava za upravljanje dokumentima te osnovnoj namjeni Alfresco Share kolaboracijske platforme.

Saznali su više o integraciji Alfresco Share platforme sa ostalim kolaboracijskim alatima i socijalnim mrežama kao što su Facebook, Wordpress, LinkedIn, Twiter.

Specijalizirana rješenja optiHR i optiPM su također visoko integrirana s Alfresco ECM.

Alfresco je najbolji open source sustav za upravljanje dokumentacijom te omogućava integraciju svih metoda i alata potrebnih za prikupljanje, upravljanje, pohranu i isporuku sadržaja dokumenata povezanih u organizacijski proces.

Prednosti korištenja Alfresco sustava: - Smanjenje količine utrošenog papira - Rješavanje problema gubljenja dokumentacije - Brži dostup do informacija - Elektronički pristup informacijama koje su ranije bile smještene u obliku papira, mikrofilmova itd - Poboljšanje kontrole nad dokumentima i poslovnim procesima - Kontrola prava pristupa i prava na izmjene sadržaja Niski troškovi Omogućava minimalnu početnu investiciju sa mogućnošću tehničke podrške i nadgradnje u budućim fazama primjene.

Portugal je objavio popis aplikacija slobodnog softvera koje smatra dovoljno pouzdanim za korištenje u javnoj upravi; na popisu se nalaze neki poznati (MySQL, Alfresco, Ubuntu Linux, Red Hat Linux) i neki manje poznati (Scalix, Knowledge Tree, IPBrick.IC) slobodni softveri.

Alfresco ECM - Enterprise Content Management

Nastavili smo s MindTouchovim Wikijem, pokušali (neuspješno, za intranet se nije primio) Alfresco, izradili brojne custom aplikacije (telefonski imenik, HR dokumentacija, aukcija, praćenje projekata...), te na intranet postavili web pristup poslovnim procesima Metastorma (jedini komercijalni softver koji je korišten na intranetu).

Alfresco Share je kolaboracijski portal koji nudi sve te funkcionalnosti korisnicima i timovima unutar poduzeća.

Odlika Alfresco sustava je visoka skalabilnost, što ga čini odličnim temeljem za gradnju dokumentacijskih rješenja različitih razina složenosti.

ECM je sustav koji daje podršku organizaciji kod provedbe i praćenja njezinih procesa te spremanje i arhiviranje njezinih dokumenata, a sastoji se od nekoliko Open Source komponenti: Alfresco (pohrana i arhiva dokumenata), Intalio (vođenje i praćenje procesa), Alfresco Share (web sučelje).

Među zanimljivim tehničkim temama koje su predstavljene bili su sustav Alfresco za upravljanje dokumentima, sustav za nadzor računala i mreža Nagios te biblioteka za objektno relacijsko preslikavanje u jeziku Ruby imenom Rails ActiveRecords.Kao i na mnogim sličnim konferencijama, primjetan je prelazak iz načina predavanja i opisivanja koji se više bavio problemima što i kako u način koji se više bavi iskustvima u realnoj primjeni samim time ima sve manje izrazito stručnih predavanja kojima su teme programerske i administratorske, a sve više onih koja se bave iskustvima u već postojećim primjenama i širenju na nova područja.

Bave se instalacijom i održavanjem gotovih rješenja, a najviše iskustava imaju s Open Source rješenjima (Liferay portal, LucidWorks Enterprise, Alfresco DMS, PHP CMS-ovi, Wordpress, Magento, Joomla).

Alfresco Web Content Management posebno preporučamo organizacijama koje imaju potrebu objavljivati informacije i dokumente koji se često mijenjaju, te imaju potrebu održavati više web siteova na koje dijele sadržaje i dokumente s onim upravljanim putem Alfresca.

Zahvaljujući orijentaciji Alfresca prema otvorenom kodu i Java tehnologiji, web siteovi se lako proširuju interaktivnim mogućnostima temeljenim na Alfresco repozitoriju, web skriptama ili REST sučelju.

Koristeći sinergiju s osnovnim modulom za upravljanje dokumentima, Alfresco posjeduje naprednu komponentu za upravljanje web sadržajem (Web Content Management) koja je prikladna za izgradnju kako Intranet tako i Internet web portala.

Osnovna prednost ovoj rješenja je integracija s modulom za upravljanje dokumentima, pri čemu se sa svim potrebnim resursima (tekstovima, grafičkom opremom, multimedijalnim sadržajem) upravlja kao zasebnim dokumentom dostupnim kroz Alfresco repozitorij.

OptimIT je Alfresco i Ephesoft partner.

Ingentis d. o. o. je tvrtka specijalizirana za rješenja automatiziranog upravljanja dokumentacijom baziranih na svjetski priznatoj Alfresco platformi.

Kolaboracijski portal je nadogradnja standardnog Alfresco korisničkog sučelja, koji kroz Web 2.0 sučelje daj niz kolaboracijskih alata koji olakšavaju suradnju među korisnicima pri radu s dokumentima.

Tijekom rujna InfoDom je postao ovlašteni certificirani partner za implementaciju EMC Documentum i Alfresco ECM rješenja.

Alfresco repozitoriju se može pristupiti kao dijeljenom disku (shared drive).

Od novosti koje nudi LibreOffice 4.0 valja istaknuti CMIS (Content Management Interoperability Services) protokol koji omogućava olakšan pristup dokumentima pohranjenim u nekom od sustava za upravljanje dokumentima (DMS) kao što su Alfresco, IBM FileNet P8, Microsoft Sharepoint 2010, Nuxeo, OpenText, SAP NetWeaver Cloud Service i drugi.

Alfresco je najbolji open source sustav za upravljanje dokumentacijom te omogućava integraciju svih metoda i alata potrebnih za prikupljanje, upravljanje, pohranu i isporuku sadržaja dokumenat.....

Sustav je baziran na moćnoj Alfresco open-source platformi i nudi jednostavno sučelje te sve napredne funkcije vrhunskih komercijalnih rješenja za upravljanje dokumentima trenutno dostupnih na tržištu.

Alfresco Enterprise je komercijalna verzija, koja podrazumijeva plaćanje godišnje pretplate (eng. subscription) za podršku, ali ne i licence.

Model pretplate određuje svojstva hardvera na koji se Alfresco Enterprise može instalirati (broj CPU jezgri, konfiguracija visoke raspoloživosti da ili ne), što opet određuje broj preporučenih istovremenih korisnika.

Alfresco sustav za upravljanje dokumentima služi za prikupljanje, razmjenu te arhiviranje dokumenata koje korisnik može jednostavno pretraživati, a sve iz alata koje već koristi i na koje je navikao.

Sve funkcionalnosti Alfresco sustava dostupne su kroz aplikacijsko programsko sučelje (eng. application programming interface - API).