Sve veće potrebe arhivske službe u Rijeci utjecale su i na postupno povećanje broja zaposlenih u ustanovi.

Članovi Nacionalnog vijeća za kulturu, na sjednici održanoj 8. studenoga, poduprli su završetak obnove arhivskog spremišta u Žrnovu na Korčuli i arhiva u Dubrovniku te rješavanje pitanja novih arhivskih prostora u Bjelovaru i Varaždinu, a posebice politiku razvoja mreže područnih državnih arhiva, radi usklađivanja s teritorijalnim ustrojem države i jačanja kapaciteta arhivske službe kroz obrazovanje.

Ili bolje u kojem pravcu vidimo razvoj arhivske službe?

U sustavu arhivskog zakonodavstva SFRJ, Savez komunista je imao poseban status, odnosno bio je izuzet iz općeg nadzora i nadležnosti arhivske službe (isto se odnosilo na gradivo organa unutrašnjih poslova i narodne obrane).

Nastavit ćemo razvijati nacionalni arhivski sustav koji ima dvije funkcije: jedna su poslovi arhivske službe, kojoj je zadatak zaštititi nacionalno kulturno blago a druga, da materijal bude dostupan svima.

Ovlasti za nadzor nad pismohranama koje imaju djelatnici Vanjske arhivske službe proizlaze iz odredbi sadržanih u članku 7. st. 1, alineja peta i šesta Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.

Kao produkt cjelokupnog drušvenog proizvoda i segment arhivske službe razvija svoje metode i pruža nove mogućnosti u zaštiti pisane baštine.

Gledajući retrospektivno razvoj arhivske službe, kako u svijetu tako i kod nas, metode i razlozi zaštite arhivskog gradiva, ili bolje rečeno prikupljanje i čuvanje bili su isti ili slični.

Taj period u evoluciji arhivske službe poznat je pod imenom rizničko čuvanje arhivskog gradiva (naime gradivo se čuvalo u škrinjama, riznicama, zajedno s ostalim dragocjenostima).

Ponajprije, records continuum i novi ISO traže pomak nadležnosti arhivske službe na sam početak nastanka spisa, ne radi proširenja nekih ovlasti, nego radi normalnoga funkcioniranja službe u cjelini, udovoljavanja novim zahtjevima koje postavljaju nove tehnologije ali i novi demokratski razvoj društva koji traži s jedne strane slobodu pristupa informacijama, a s druge strane zaštitu privatnosti te sigurnosti državnih probitaka.

Arhivska služba danas Na Prvom kongresu hrvatskih arhivista, održanom 2001. godine s temom Arhivi u novome tisućljeću trebali smo ukazati na izglede i mogućnosti razvoja arhivske službe Hrvatske.

U tom pogledu pokušali smo postaviti probleme suvremene arhivske službe i utvrditi smjernice i mehanizme daljnjega razvoja.

Sintagma da je arhivska služba pomaknuta na početak životnog ciklusa dokumenta i doslovce je prepoznata i određena nizom odredaba Zakona o arhivskom gradivu i arhivima a pogotovo u cijelom nizu podzakonskih akata kojima su detaljno određeni poslovi arhivske službe i arhivskih djelatnika s jedne strane ali i obveze stvaratelja gradiva, odnosno poslovi pismohrana s druge strane.

Nažalost dva izuzetno važna problema i dalje ostaju izvan dosega a time i utjecaja same arhivske službe: 1. Kreiranje propisa o uredskom poslovanju je, prema Zakonu o sustavu državne uprave, isključivo u nadležnosti Vlade Republike Hrvatske.

Za zaključiti je da u tako viđenoj mogućoj situaciji nedostaje nekoliko faktora: novi jedinstveni propisi iz uredskoga poslovanja, zakonsko proširenje nadležnosti arhivske službe, te dostatna kompetentnost stručnih djelatnika.

Problemi su veći s obzirom na privatno arhivsko gradivo jer je došlo do nesklada između povećanje broja i opsega privatnog arhivskog gradiva s jedne strane i do smanjenja evidentiranja pa i nadzora nad tim gradivom od strane arhivske službe, što može samo pridonijeti njegovom propadanja.

U srpnju će naime početi s radom ARHiNET - nacionalni informacijsko-evidencijski sustav hrvatske arhivske službe, kojeg su jučer u Ministarstvu kulture predstavili ministar kulture Božo Biškupić te ravnatelj Hrvatskog državnog arhiva Stjepan Ćosić sa suradnicima.

U skladu s reorganizacijom uprave i mogućnostima koje Zakon o arhivskom gradivu i arhivima daje, Hrvatski državni arhiv i arhivska zajednica trebali bi ponuditi novi model arhivske službe.

Kao glavni preduvjet za funkcioniranje ovako složene arhivske službe je zadržavanje nadzora nad stručnim radom i sustavom školovanja i usavršavanja stručnih djelatnika u svim arhivskim ustanovama, kao i pismohranama, u okviru arhivske službe.

Nadzor nad stručnim radom državnih arhiva obavlja Hrvatski državni arhiv, ali isto tako su područni državni arhivi nadležni za stručni nadzor svih ostalih arhivskih ustanova koje će se osnivati na području njihove nadležnosti dakle upravo arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave kao i specijaliziranih ili privatnih arhiva na svom području. 10 Promjene društvenih uvjeta, reflektirane kroz odredbe Zakona o arhivskom gradivu i arhivima daju mogućnost širenja arhivske službe u duhu tradicija arhivske službe drugih zemalja koje uz opće arhive imaju i širu ili užu mrežu specijalnih arhiva, kao samostalnih ustanova.

Prednosti ovakvog sustava, kojem je već prethodilo nekoliko neuspješnih pokušaja informatizacije arhivske službe, leži u činjenici da je osmišljen po modularnom i relativno otvorenom principu, što će olakšati buduće povezivanje i održavanje sustava.

Dakle, koncepcija izložbe nije prikazati povijest grada Zagreba nego povijest Arhiva i arhivske službe. (Zora Hendija)

Osim toga, radi na organiziranju arhivske službe u Osijeku i čitavoj Slavoniji i Baranji za što dobiva priznanje Zlatna značka Saveza društava arhivskih radnika Hrvatske.

Većina hrvatskih područnih državnih arhiva ima ustrojene arhivske službe koje rade izvan arhiva i čiji je osnovni cilj prikupljanje informacija o arhivskom gradivu na terenu, njihova zaštita i preuzimanje u arhiv.

Jedna od najvažnijih zadaća Državnog arhiva odnosno Vanjske arhivske službe je vrednovanje stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva kao i vrednovanje samog arhivskog gradiva.

Po osamostaljenju Republike Hrvatske postaje matična ustanova nacionalne arhivske službe i djeluje pod nazivom Hrvatski državni arhiv.

Potrebu za donošenjem Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva kod pojedinog stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju uvidom u dosje stvaratelja/imatelja prigodom pripreme za pregled pismohrane kao i pri samom pregledu pismohrane.

Silvija Babić je predložila da sekcije Društva svoj rad usmjere na područja koja nisu obuhvaćena radnim skupinama ustrojenim u okviru Savjetodavne arhivske službe.

Temeljni oblik nadzora nad zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva su pregledi pismohrana koje djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju sukladno unaprijed za svaku godinu utvrđenim planovima pregleda.

Uz spomenute redovne preglede pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju i izvanredne preglede pismohrana i to ponajviše povodom traženja samih stvaratelja/imatelja prigodom provođenja postupka izlučivanja registraturnog gradiva kojemu su istekli propisani rokovi čuvanja, zatim kod priprema za predaju arhivskog gradiva u državni arhiv kao i prigodom uređivanja odnosno opremanja prostorija namijenjenih za čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva.