Osnova kadrovske evidencije je karton prosloprimca koji se vodi za redovne i honorarne posloprimce, studente i strance, a osim podataka propisanih važećim zakonima i pravilnicima sadržava: osobne podatke, podatke o članovima obitelji, podatke o prethodnim radnim odnosima, podatke o kretanjima unutar poduzeća (centri odgovornosti, radna mjesta), podatke o pripadajućem godišnjem odmoru za pojedinu godinu, korištenju godišnjih odmora, podatke o školskoj i stručnoj spremi, školovanjima, podatke relevantne za obračun plaće i slično.