Riječ zastala u grlu, topli zagrljaji pa i suze radosnice tek su dio osjećaja koje su sudionici proslave razmijenili razgledavajući stare fotografije iz pismohrane škole te listajući spomenice.

U Službi se obavljaju financijski, planski i računovodstveni poslovi, poslovi financijskog upravljanja i kontrole, poslovi nabave, poslovi zaštite na radu, poslovi pisarnice i pismohrane, poslovi tiskare, održavanja službenih vozila te pomoćni poslovi za potrebe Zavoda.

Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati svo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 35. Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu.

- upravni stručni, administrativni i tehnički poslovi za potrebe načelnika, njegovog zamjenika, Općinskog vijeća i njihovih radnih tijela; - priprava materijala za sjednice koje saziva Općinsko vijeće, organizacija sjednica, vođenje zapisnika; - uredno i pregledno čuvanje i dostava svih akata koji su doneseni na sjednicama Općinskog vijeća te akata načelnika; - protokolarni poslovi i organizacija općinskih svečanosti, protokolarni poslovi za potrebe načelnika i Općinskog vijeća te organizacija općinskih svečanosti; - primanje i otpremanje pošte; - poslovi koordinacije Općine sa općinskim ustanovama, trgovačkim društvima i Turističkom zajednicom; - poslovi ostvarivanja suradnje s jedinicama lokalne i regionalne samouprave u tuzemstvu i inozemstvu; - suradnja s građanstvom; - protokolarni poslovi i poslovi odnosa s javnošću; - poslovi u svezi ostvarivanja prava na pristup informacijama; - razmatranje predstavki i pritužbi građana; - uređivanje (ažuriranje) službene internetske stranice Općine; - uređivanje " Službenog glasnika Općine Vir "; - nadzor nad izvršavanjem odluka, zaključaka i drugih akata iz svoje nadležnosti; - skrb o nabavi i opskrbi Općinske uprave uredskim potrošnim materijalom i priborom, sitnim inventarom i drugim tehničkim potrepštinama; - poslovi odnosa s javnošću Općine kroz izvješćivanje svekolike javnosti o ukupnim općinskim aktivnostima; - sudjelovanje u pripremama projekata od interesa za Općinu; - poslovi povezani s kandidiranjem projekata za financiranje od strane fondova Europske unije i drugih fondova; - surađuje s resornim ministarstvima i institucijama koje provode aktivnosti iz područja međunarodne suradnje; - prati propise Europske unije; - provodi sustav kvalitete u Općinskoj upravi prema normi ISO; - poslovi povezani sa pristupom informacijama; - unutarnji nadzor financijskoga poslovanja Općinske uprave i svih korisnika općinskog proračuna; - poslovi pisarnice i pismohrane, poslovi arhiviranja, vođenje propisanih upisnika i skrb o arhivi spisa Općine Vir; - stručni poslovi iz područja društvenih djelatnosti; - stručni poslovi iz područja gospodarskih djelatnosti; - prati poslove održavanja zgrada i opreme, - prati upravljanje vozilima i poslove vozača; - obavlja i druge poslove vezane za rad Općinskog Vijeća i načelnika, ako su oni u djelokrugu Općine, a ne i drugih upravnih odjela.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva služba koja predaje dokumentaciju, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Osoba zadužena za poslove pismohrane dužna je prilikom primopredaje pregledati dokumentaciju koja se predaje te provjeriti točnost popisa iz stavka 3. ovoga članka.

Ako se prilikom primopredaje utvrdi da dokumentacija nije sređena, primjereno opremljena i popisana, osoba zadužena za poslove pismohrane može odbiti primopredaju, pri čemu je obvezna navesti razlog za to i dati upute za otklanjanje nedostataka.

To su Djela mucenikâ, koja tvore pismohrane Istine, zapisane slovima krvi: Od carî svijeta ni od kraljevstava ovoga vijeka nista mi nece posluziti.

U prostorima pismohrane potrebito je provoditi materijalnu zaštitu dokumentacije, koja se osigurava: obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odložene dokumentacije te prozračivanjem prostorija održavanjem odgovarajuće temperature (16 - 20 C) i vlažnosti (45 - 55 %) redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja dokumentacije Prostorije za pohranu dokumentacije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata.

U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Mogli ste prekopati stare pismohrane i utvrditi istinitost priče o doušništvu Smojinom u slučaju taksista koji je završio na sudu.

Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Izlučivanje i uništenje izlučene dokumentacije evidentira se u evidenciji dokumentacije pismohrane, upisom datuma uništenja.

Trenutno je u toku dorada aplikacije u segmentu poslovanja pismohrane uvođenjem roka čuvanja za svaki predmet, što bi olakšalo i donekle automatiziralo izlučivanje gradiva.

O gradivu skrbi zaduženi radnik pismohrane.

Semlič Rajh iz Pokrajinskog arhiva Maribor, dr. Živana Heđbeli, voditeljica Pismohrane u Uredu za opće poslove Hrvatskog sabora i Vlade RH, dr. Valentina Petaroš, nezavisna arhivska istraživačica iz Trsta te mr. Tibor Toth, informacijski specijalist iz Plive, ujedno i predsjednik HIDD-a.

Važno je pitanje kako u krug suradnje uključiti druge važne ustanove: HAZU, Maticu hrvatsku, Sveučilišta, Maticu iseljenika pa biskupijske, sudske, katastarske i gruntovne arhive, kao i razne županijske, gradske, vojne i manjinske pismohrane te medijske (9) kuće.

U Državnom arhivu u Karlovcu sukladno s teritorijalnom podjelom unutar hrvatske arhivske mreže pohranjujemo pismohrane komunističkih komiteta nekadašnjih okruga do 1947, oblasti do 1953, kotara do 1967 te obćinskih komiteta do 1990., a s prostora su današnje Karlovačke županije.

Prilikom mijenjanja ZDS-a Sindikat se izborio za jamčenje anonimnosti zviždačima, zabranu prijma u službu osobama koje su pravomoćno osuđene za nasilje u obitelji, ograničenja angažman vanjskih pružatelja usluga informatičara, pismohrane i analitičara te mirovanje instituta stavljanja službenika na raspolaganje za vrijeme bolovanja.

Eugenijom Perić, Tehnički centar mladih je izabrao atraktivne fotografije iz bogate pismohrane Zajednice, a iz programa rada članica, grafički ih obradio i našao sponzora koji ih je otisnuo u potrebnoj veličini.

Ubrzo nakon što sam se zaposlio u Hrvatskom državom arhivu naišao sam na mikrofilmove koji su sadržavali snimke dokumenata iz pismohrane 369. pukovnije i iznenadila me njihova brojnost.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno odgovorna osoba za rad pismohrane obvezna je zatražiti povrat gradiva.

Prilikom preuzimanja gradiva iz pismohrane Ministarstva financija RH 1992. identificirane su i personalije ovog stvaratelja (akv. br. 4/1992).

Arhivsko i ragistraturno gradivo mogu bez ograničenja koristiti stvaratelji čijom je djelatnošću i radom ono nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno služilo, a iz pismohrane se predmeti izdaju na potvrdu (revers) na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju i Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (Službeni glasnik Grada Zagreba 9/07 i 8/11).

Nemoralno je i bešćutno otvarati granice, pozivati na more, razmjenjivati predstave i filmove, poticati trgovačke odnose i na sve moguće načine potiskivati u javnom sjećanju ratne strahote a nismo Srbiji i tzv. Republici Srpskoj postavili izravan zahtjev da otvore svoje pismohrane i predoče nam podatke o žrtvama brojnih logora na svom tlu tijekom agresije.

Državni arhiv u Zagrebu razvio se iz pismohrane Slobodnog kraljevskog grada Zagreba.

Fond najvećim dijelom obuhvaća upravne spise županije, te prateća kazala i urudžbene zapisnike 1850/1854, različite sudske spise iz razdoblja 1850 - 1856 i iz 1883. godine, uglavnom bilješke i zapisnike o preuzimanju spisa iz pismohrane Zemaljskog suda u Križevcima, radi njihovog izručenja višim sudskim instancama, ali i spise vezane uz parnice zbog dugova, imovinskih sporova, napada na osobe, provala i krađa i slično, kazalo za sudske spise iz 1850. godine, te urbarijalne spise iz razdoblja 1841. do 1873. godine.

Pismohrane traže od arhiva potpunu informaciju o svim pitanjima vezanim za arhivsko gradivo, a zbog nepostojanja vlastitih službi ili specijaliziranih arhiva, kako je i zakon predvidio, sve više je zahtjeva rješenja vezana za " records management ", arhiviranje i postupanje s dokumentima po sustavu " ključ u ruke ".