3. Opći akti Zavoda: Statut Zavoda za obnovu Dubrovnika, Poslovnik o radu Upravnog vijeća Zavoda, Pravilnik o unutarnjem ustroju i načinu rada Zavoda Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva.

Odlukom ravnateljice Arhiva 2. veljače 2005. godine, te uz suglasnost Povjerenstva za provođenje postupka izlučivanja i uništavanja izlučenog gradiva u Državnom arhivu u Splitu, izlučena su 5,3 dužna metra registraturnog gradiva fonda (33 svežnja) za razdoblje 1885 - 1939. Pretežito se radilo o multiplikatima, od kojih je ostavljena specimina.Arhivsko gradivi ovog fonda čuva se trajno.

Članak 39. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Nova zgrada Arhiva će nam pružiti mogućnost razdvajanja usluga korisnicima i to na način da se u palači Sponza zadrže oni arhivski fondovi i zbirke koji imaju zbog svog sadržaja i vremena nastanka pretežno znanstveno-istraživački karakter (arhivski fondovi Dubrovačke Republike, francuske, austrijske i starojugoslavenske uprave, notarijat i pravosuđe do 1945. godine, te još neki manji fondovi), a za novu zgradu planirano je izmještanje arhivskoga gradiva od 1945. godine koje prvenstveno služi korisnicima za ostvarivanje njihovih osobnih prava, te onoga registraturnog gradiva trajne vrijednosti (arhivskoga gradiva) koje se nalazi u pismohranama, a zbog nedostatka prostora još nije preuzeto.

Temeljem zapisnika o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a sukladno članku 9. stavak 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, u upravnom postupku stvaratelju/imatelju izdaje se rješenje o mjerama.

Članak 34. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Komore smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Prema spomenutim odredbama Zakona stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva te su dužni pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.

OBRADA, ČUVANJE I KORIŠTENJE ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Isto tako sigurna pohrana preuzetog registraturnog gradiva u digitalnom obliku mora cijelo vrijeme omogućavati reprodukciju sadržaja izvornoga registraturnog gradiva, i ispunjavati zakonom predviđene uvjete u jednakoj mjeri kao i izvorno gradivo.

- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva,

Na isti način su državni arhivi na području svoje nadležnosti dužni obavljati nadzor i nizom zakonski određenih inspekcijskih mjera kontrolirati provođenje propisa kod stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnog gradiva.

Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima.

Arhivsko i ragistraturno gradivo mogu bez ograničenja koristiti stvaratelji čijom je djelatnošću i radom ono nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno služilo, a iz pismohrane se predmeti izdaju na potvrdu (revers) na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju i Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (Službeni glasnik Grada Zagreba 9/07 i 8/11).

Organizacija postupka izlučivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu i Općem popisu za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine«, br. 90/02., u daljnjem tekstu: Opći popis).

POSEBEN POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA UPRAVE ZA PROBACIJU

U nastanku jednog kartografskog prikaza sudjeluju sastavljači karata, nakladnici, tiskarne i stvaratelji kartografskog registraturnog gradiva koji su tokom svoje djelatnosti imali potrebu za takvim zapisima.

U registraturnom planu svaki spis, odnosno komad registraturnog gradiva dobiva svoju oznaku (abecednu, numeričku, abecednonumeričku, zemljopisnu, predmetnu, decimalnu, kronološku...) putem koje se odlaže i pronalazi.

Jedna od najvažnijih zadaća Državnog arhiva odnosno Vanjske arhivske službe je vrednovanje stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva kao i vrednovanje samog arhivskog gradiva.

U 2010. planirano je mikrofilmiranje približno 11 500 000 dokumenata (toliko se približno mikrofilmira svake godine) i izlučivanje registraturnog gradiva iz približno 210 600 mirovinskih spisa.

Godine 1982. u AIHRPH-u izlučena je financijska dokumentacija i multiplikati (razdoblje 1947 - 1963), 1992. izlučeno je 30 arhivskih kutija gradiva Redakcije 27. srpanj (razdoblje 1949 - 1962), a 1994. stvaratelj je uz odobrenje AIHRPH-a izlučio dio registraturnog gradiva kojemu je prošao zakonski rok čuvanja (razdoblje 1973 - 1990).

Tijekom sređivanja fonda 2002 - 2005. izdvojeno je gradivo Republičkog odbora SRVIH-a (i uloženo u fond 628), te izlučen dio financijsko-knjigovodstvenog i registraturnog gradiva kojemu je prošao rok čuvanja i multiplikati.

Potrebu za donošenjem Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva kod pojedinog stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju uvidom u dosje stvaratelja/imatelja prigodom pripreme za pregled pismohrane kao i pri samom pregledu pismohrane.

Donošenje spomenutoga Pravilnika potrebno je kad stvaratelj/imatelj uopće nema opći akt o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva te kada su odredbe postojećeg općeg akta o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva zastarjele odnosno neusklađene sa zakonskim i podzakonskim propisima koji uređuju obradu, zaštitu i čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva.

Potreba za donošenjem novog ili za noveliranjem postojećeg općeg akta stvaratelja/imatelja o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva utvrđuje se u zapisniku o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a donošenje istog općeg akta, kao i obveza dostave državnom arhivu na suglasnost, nalaže se stvaratelju/imatelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu pismohrane.

izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,

Članak 1. Ovim Pravilnikom o zaštiti arhivskog I registraturnog gradiva (dalje u tekstu: Pravilnik) uređuje se prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Hrvatske komore arhitekata i njenih prednika (u daljnjem tekstu: Komora), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Ukupna količina arhivskog i registraturnog gradiva u ustanovi iznosi 301 dužinski metar (stanje u studenom 2009.), od toga je 185 dužinskih metara tehničke dokumentacije.

Služba općih poslova obavlja stručne i druge poslove koji se odnose na primanje i pregled akata i drugih pošiljki, razvrstavanje i raspoređivanje akata te upisivanje akata u upisnik predmeta upravnog postupka i upisivanje akata u urudžbeni zapisnik, dostavljanje akata u rad, administrativno tehničke obrade akata, otpremanje akata; vanjsku i unutarnju dostavu; razvođenje akata u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka te stavljanje predmeta u arhiv i čuvanje; vođenje arhivske knjige; izlučivanje registraturnog gradiva; izvješća o stanju primljenih, riješenih i neriješenih predmeta; pribavljanje rješenja za izradu pečata i žigova, evidencije i zaduženja pečata i žigova, objave o nestanku i uništavanju pečata i žigova; umnožavanje radnog materijala i brige za ispravnost fotokopirnih aparata; sigurnosne poslove obrane, sigurnosti i zaštite; izradu planova obrane i evakuacije te protupožarne zaštite; poslove zaštite na radu službenika i namještenika Inspektorata; stručnu pomoć službenicima i namještenicima te sindikalnim povjerenicima u provedbi zaštite na radu, te obavlja i druge poslove u okviru svoga djelokruga.

Evidencija dokumentacije u pismohrani vodi se na način i u obliku koji su utvrđeni člancima 6. i 7. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine »broj 63/2004).

Radi zaštite i nadzora gradiva izvan arhiva izrađuju kategorizaciju stvaratelja u svojoj nadležnosti te vode evidencije stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnog gradiva.